Клиентская база Excel

 

За 2-3 года работы у вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

БАЗА КЛИЕНТОВ В EXCEL

Скачать файл Excel (База клиентов)

Специально для центра лазерной эпиляции и омоложения «АФРОДИТА» я сделал эту программу по ведению базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации своими руками может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Лист «Услуги» – представляет список, в который можно включить до 20 услуг. Услуги из этого списка вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Каналы привлечения» – представляет список, в который можно включить до 20 каналов привлечения клиентов. Каналы из этого списка вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

  • Порядковый номер клиента — позволяет понять, насколько велико число ваших клиентов.
  • Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании.
  • Телефон
  • E-mail
  • Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
  • Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
  • Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго вы уже работаете с клиентом.
  • Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.
  • Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
  • Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов пришел на определенную услугу и сделать им специальное предложение на следующую по логике услугу. Например для салона красоты основная услуга будет покраска волос, а спустя месяц можно предложить подкрасить корни волос.

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит, тк разработана она для малого бизнеса. Более крупным компаниям советую внедрять профессиональные CRM системы.

Как работать с базой клиентов в Excel?

  • Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
  • Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе вы рискуете слишком надоесть клиенту. Хотя в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе 🙂
  • Если вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на товар или услуг и напишите об этом постоянным клиентам на почту, можно и позвонить.
  • Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут вам эффективно работать с заказчиком.

В базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере, который можно скачать бесплатно вы можете увидеть такую ячейку у клиента №3 и 5. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В моем примере достаточно простой вариант, но именно из-за простоты этот файл позволяет не тратить много времени на ведение базы клиентов и помогает поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.